Las nuevas reglas que deben seguir los empleadores para sancionar o despedir a un trabajador en Colombia
El Ministerio del Trabajo publicó una circular que explica, paso a paso, cómo deben actuar las empresas cuando quieren sancionar o despedir a un empleado tras la reforma laboral. Hay plazos mínimos, derecho a defensa obligatorio y nuevas garantías que antes no existían. Incumplirlas puede costarle caro al empleador.
Por: Juan David Cano
Las reglas del juego para sancionar o despedir cambiaron. El Ministerio del Trabajo publicó el pasado 22 de mayo la circular 0048 de 2026, firmada por el ministro Antonio Sanguino, en la que explica con detalle qué obligaciones trae la reforma laboral en materia de procesos disciplinarios. El documento está dirigido a empleadores, trabajadores, sindicatos e inspectores de trabajo de todo el país.
La circular no crea reglas nuevas desde cero: lo que hace es explicar, de manera práctica, lo que ya cambió con la reforma. Antes de esta reforma, muchas empresas aplicaban sanciones sin seguir un procedimiento claro. Ahora hay un protocolo mínimo de obligatorio cumplimiento.
El paso a paso que debe seguir el empleador
La circular detalla diez condiciones mínimas que debe cumplir cualquier proceso disciplinario en una empresa del sector privado. En lenguaje sencillo, así funciona:
Primero, el empleador debe avisarle al trabajador por escrito que se abrió una investigación en su contra, explicando con claridad qué hizo o dejó de hacer, y qué falta se le imputa. No vale una comunicación vaga o genérica.
Segundo, debe entregarle todas las pruebas que tiene en su contra. Si el empleador consigue una prueba nueva después de ese primer aviso, tiene que volvérsela a comunicar al trabajador y darle tiempo adicional para preparar su defensa.
Tercero, entre ese aviso y la audiencia de descargos, la reunión en la que el trabajador se defiende, deben pasar al menos cinco días hábiles. Ese tiempo mínimo no es negociable: es el que la ley considera razonable para que el trabajador consiga pruebas y prepare sus argumentos.
Cuarto, el trabajador tiene derecho a impugnar, es decir, a apelar o cuestionar la decisión si considera que fue injusta. El empleador debe tener previsto algún mecanismo para eso, ya sea en el reglamento interno de la empresa o a través de una segunda instancia.
Quinto, todo el proceso debe adelantarse con rapidez. La norma prohíbe que el empleador deje abierta una investigación indefinidamente como mecanismo de presión sobre el trabajador.
Sexto, si el trabajador pertenece a un sindicato, tiene derecho a que un representante sindical lo acompañe durante la investigación y en la audiencia de descargos.
Séptimo, si el trabajador tiene alguna discapacidad que dificulte su comunicación o comprensión del proceso, el empleador debe hacer ajustes razonables para garantizar que entiende lo que se le imputa y puede defenderse.
Octavo, las sanciones deben ser proporcionales a la falta. No puede imponerse una suspensión larga o un descuento alto de salario por una falta menor.
Noveno, los procedimientos disciplinarios pueden adelantarse por medios virtuales o digitales, pero solo si el trabajador tiene acceso real a esa tecnología. Si no la tiene, el proceso debe ser presencial.
Décimo, las empresas con hasta diez trabajadores y los empleadores de trabajadores del hogar no están obligados a seguir todo este protocolo, pero sí deben escuchar al trabajador antes de sancionarlo, entregarle las pruebas y respetar su derecho a defenderse.
¿Cuándo sí hay que agotar todo el proceso y cuándo no?
Uno de los puntos más importantes de la circular es una aclaración que muchos empleadores desconocen: no todo despido exige agotar el proceso disciplinario completo.
Según el ministerio, el despido con justa causa, por ejemplo, por robo, agresión o abandono del puesto, no es en sí mismo una sanción disciplinaria. Es una decisión contractual del empleador amparada en la ley.
Por eso, en principio, no requiere proceso disciplinario previo, salvo que el reglamento interno de la empresa, el contrato de trabajo o la convención colectiva lo exijan expresamente.
Sin embargo, la circular aclara que incluso en esos casos el empleador no puede actuar de cualquier manera. Está obligado a comunicarle al trabajador con claridad las razones del despido, a darle la oportunidad de ser escuchado, a tomar la decisión con inmediatez y a actuar con respeto y buena fe.
El proceso disciplinario completo sí es obligatorio cuando la empresa tiene previsto en su reglamento el despido como una sanción, es decir, cuando el despido hace parte de una escala de faltas y castigos, y también en casos específicos como el despido por bajo rendimiento o la participación en una huelga ilegal.
Las empresas tienen plazo para actualizar su reglamento
La circular también fija una fecha límite. Las empresas que aún no han actualizado su reglamento interno de trabajo para adaptarlo a la reforma laboral tienen plazo hasta el 25 de junio de 2026.
El ministerio advierte que no haber actualizado el reglamento no exime a ninguna empresa de cumplir las nuevas reglas desde ya. La ley rige desde su promulgación, independientemente de lo que diga el reglamento interno.
El Ministerio del Trabajo puede iniciar investigaciones administrativas contra los empleadores que incumplan estas disposiciones. Los trabajadores pueden presentar quejas, incluso de forma anónima, a través de la línea nacional gratuita 018000112518, en la página www.mintrabajo.gov.co o de forma presencial en cualquier dirección territorial del trabajo.
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